거래처 관리의 기본원칙, 고객과 구매처의 특성

거래를 할 때는 누구와 거래하는지 거래처를 반드시 기록해야 하는데 판매 거래와 구매 거래를 구분해 고객customer과 구매처vendor라고 합니다. 전사 거래처 관리도 회계 및 자금부서에서 주관하기 때문에 거래처를 관리하는 기본원칙, 고객과 구매처 각각의 특성에 대해서도 알고 있어야 합니다.

1. 거래처 관리의 기본원칙

거래처를 구분하는 기본 단위는 법적 기준으로 정합니다. 사업자는 사업자등록번호, 개인은 주민등록번호를 기준으로 전사 한 사업자당 한 개의 코드를 갖습니다. ‘1 사업자 1 코드’ 원칙을 부여하는 것은 거래처 중복으로 인한 보이지 않는 손실들을 방지하기 위한 것입니다. 거래처의 코드가 중복된다면 동일 거래처에 대해 관리해야 할 데이터가 2배 이상으로 늘어나는 것이고, 통합 관리를 위한 별도의 노력이 필요합니다. 이런 과정에서 필연적으로 여러 가지 오류가 발생할 수밖에 없고 손실이 발생할 수도 있습니다. 거래당사자가 여러 개의 사업자번호를 가지거나 여러 법인을 소유한 경우는 어떻게 처리해야 할까요? 거래에 대한 기록은 사업자번호를 기준으로 하지만 실제적으로 거래에 대한 의사결정을 하고 실적을 집계 분석하는 단위는 거래처의 사업부나 법인, 더 크게 보면 그룹사 단위로 합니다. 그러므로 사업자번호→법인→그룹사 순서로 거래처코드를 관리할 수 있는 기준정보 계층구조체계가 필요합니다. 우리는 동일 거래처라 하더라도 고객코드와 구매처코드를 별도로 관리합니다. 한 업체와 판매 및 구매거래를 동시에 할 때 판매처에서 관리해야 할 특성과 구매처에서 관리해야 할 특성이 다르고, 회사의 담당 부서도 다르기 때문에 별도 구분 관리하는 것이 더 효율적입니다. 하지만 사업 특성상 동일 거래처와 판매·구매를 하는 경우가 다수인 경우, 코드를 통합 관리하면서도 특정한 속성만을 별도 관리할 수도 있습니다.

2. 고객

고객은 재화나 용역을 공급받는 대상을 말하며, 크게 사업자와 개인으로 구분합니다. 사업자는 다시 법인사업자와 개인사업자로 나뉘는데, 글로벌 오퍼레이션global operation을 하는 회사들은 해외사업자를 별도 구분해 관리합니다. 코드의 중복을 방지하기 위해서는 고유 식별자가 중요합니다. 국내 사업자는 사업자번호를 식별자로 하지만 해외사업자는 국제 공용 코드가 없기 때문에 회사 자체적으로 갖는 별도 기준이 필요합니다. 국가별 세금등록번호tax ID, 등록번호registration number를 이용하거나 DUNS Number(Data Universal Numbering System Number; 전 세계 기업을 공통된 기준으로 9자리 고유 식별번호로 코드화) 등을 활용하기도 하는데 중복에 대한 유효성 검사validation check가 쉽지 않습니다. 개인 고객의 경우 개인용 공통 고객코드를 사용하는 것이 일반적이나 개인별로 관리해야 할 필요가 있는 경우는 개인별로 코드를 만듭니다. 고객코드를 신규 등록할 때는 사업자정보(사업자명·사업자번호·대표자명·업태·종목·주소·전화번호 등), 수금정보(수금 조건, 약정일자, 지급방법, 계좌번호, 본사나 지사 등의 지급처), 영업 및 배송정보(영업부서·담당자·배송처), 여신정보 등을 입력하게 됩니다. 등록 신청은 영업팀에서 합니다. 기본 사업자정보, 수금정보 등을 입력하면 회계 및 자금 주관부서에서 승인한 후 고객코드가 생성됩니다. 코드가 발급되면 배송처, 여신정보 등 현업에서 필요한 정보를 입력하게 되는데, 전사 기준정보이기 때문에 전후 관계를 고려한 프로세스를 운영하는 것이 중요합니다.

3. 구매처

구매처는 재화나 용역을 공급하는 대상으로 사업자와 개인으로 구분되고, 다시 매입 구매처와 경비 구매처가 구분됩니다. 코드의 유효성 검사는 고객코드와 동일합니다. 매입 거래처는 신규 등록요청을 구매부서에서 하게 되며 사업자정보, 지불정보, 구매 및 배송정보 등을 입력하고 회계 및 자금부서의 승인을 얻은 후 코드가 생성됩니다. 여기서 특히 주의해야 할 것은 지불조건이 회사 규정을 따르고 있는지, 지불계좌가 정확히 입력되어 있는지 확인이 필요합니다. 고객과는 다르게 구매처의 지불정보가 잘못되면 바로 결제 오류로 이어지기 때문입니다. 경비 구매처는 일반 현업들이 등록을 요청합니다. 등록에는 임직원 구매처, 일회성 구매처 사용이 고려되어야 합니다. 임직원이 사용한 경비 등이 지급될 때는 임직원 구매처코드를 사용하는데, 이는 인사 시스템의 사원코드를 연계해 사용합니다. 일회성 구매처는 한 번 거래하는 구매처까지 등록하기는 번거로워 간단히 사업자정보와 지급계좌만 등록하면 사용할 수 있도록 설계한 것입니다. 다만 재구매가 발생하면 일회성 구매처 사용이 안 되도록 통제하는 기능이 필요합니다.